Systemický audit: Paměť firmy jako konstrukce a jak se minulost stává překážkou i příležitostí v řízení organizace

Možná si myslíte, že jste ve vedení firmy pevně ukotveni, že vaše volby vycházejí z jasných dat a čísté logiky. Ale co když vás ve skutečnosti ovlivňují neviditelné vlivy, které si neuvědomujete? Jistě to znáte: opakujete osvědčené postupy, protože “tak se to dělá”, bojíte se některých změn a rozhodnutí, protože “už jsme to jednou zkoušeli a nevyšlo to”, a důvěřujete svému instinktu, aniž byste se ptali, odkud ten instinkt vlastně pochází. Chtělo by to audit myšlenkové mapy naší firmy, takový Systemický audit naší DNA.

Ředitelé firem často nevědomě recyklují minulá rozhodnutí, nechávají se řídit historickými ne-úspěchy, zvyky a nepsanými pravidly svého předchůdce, které přežívají dlouhé roky i po jeho odchodu. A co je ještě více na pováženou: jejich firmy se chovají podobně. Můžete si položit otázku, kdy naposledy vaše organizace udělala něco opravdu nového?

Systemický audit je nástroj, který vám po-otevře oči. Pomůže vám identifikovat rozhodovací vzorce, které vaši firmu nevědomky drží zpátky či na místě, odhalí černé díry ve vašich rozhodovacích procesech a umožní vám vědomě ovlivňovat to, co dosud řídilo vás.

Tento článek vám pomůže nahlédnout, jak se minulost vaší firmy nenápadně vkrádá do vašich přítomných rozhodnutí, proč tradiční strategie řízení nestačí k opravdové transformaci a nabídne nástroj, na rozkrývání skrytých vzorců, umožňující činit hodnotnější a rychlejší rozhodnutí.

Představte si, že řídíte firmu, ale vaše rozhodnutí nejsou skutečně vaše

Když se podíváme na fungování firem jako na systém, můžeme si položit stejnou otázku jako u paměti člověka: Je „paměť“ firmy něčím reálným, nebo jde jen o způsob, jak interpretujeme její chování a rozhodování? A co když právě způsob, jak si firma „pamatuje“ svou minulost, ovlivňuje její budoucnost více, než si její manažeři a ředitelé uvědomují?

V rámci Systemického auditu, který provádím ve firmách, se často setkávám s tím, že organizace se nevědomky drží minulých zkušeností, přestože tyto zkušenosti už dávno nemusí odpovídat realitě ve které někteří manažři stále žijí.

Minulost jako neviditelná brzda rozhodování

Stejně jako pes, který se schovává před zvukem auta, protože v minulosti zažil nehodu, i firma může vykazovat vzorce chování, které jsou nevysvětlitelné z jejího aktuálního stavu. Často slýchám argumenty typu:

„Takhle jsme to vždycky dělali.“
„Tohle už jsme zkoušeli a nefungovalo to.“
„Naše odvětví takhle nefunguje.“

Tyto výroky odrážejí něco, co bychom mohli nazvat firemní pamětí: sadu pravidel, přesvědčení a zkušeností, které firma nashromáždila během své existence. Zní to logicky, ale problém je v tom, že tato paměť není objektivní. Není to pevná entita, ale konstrukce pozorovatelů uvnitř firmy, kteří interpretují minulost podle svých aktuálních potřeb a omezení.

A stejně jako lidská paměť může být i ta firemní selektivní, nepřesná nebo dokonce zavádějící či destruktivní. Když firma vychází z paměti, může si nevědomky uzavírat cesty k novým možnostem, protože „už se spálila“ nebo naopak přehlížet rizika, protože „to zatím vždycky vyšlo“.

Systemický audit: Pozorování paměti firmy

Systemický audit se zaměřuje na identifikaci těchto skrytých vzorců: na to, jak firma interpretuje svou minulost a jak to ovlivňuje její současné fungování a prosperitu. Jedny z klíčových otázek, které při auditu s klienty zkoumáme, jsou např.:

• Co firma považuje za své minulé úspěchy a neúspěchy?
• Jak tyto zkušenosti ovlivňují rozhodovací procesy?
• Existují situace, kde se firma chová rigidně kvůli svým minulým zkušenostem?
• Kdo jsou hlavní „strážci paměti“ ve firmě: kdo rozhoduje o tom, co je považováno za platnou minulost?

Jedním z cílů auditu je umožnit firmě odstoupit od vlastní paměti a vidět ji jako interpretaci, ne jako pevný – objektivní – fakt. To dává managementu větší flexibilitu při rozhodování, protože místo toho, aby byl svázán minulostí, může se na ni dívat jako na soubor dat, se kterými lze vědomě pracovat a dívat se na něj z různých úhlů pohledu.

Paměť jako aktivum, ne jako omezení

To ale neznamená, že by firma měla svou minulost ignorovat. Naopak, pokud s ní pracuje vědomě, může ji využít jako zdroj přizpůsobivosti a inovace pro svůj růst. Důležité je rozlišit mezi pamětí jako rigidním omezením – „Tohle už nebudeme zkoušet.“ – a pamětí jako zdrojem učení – „Co přesně v minulé situaci vedlo k neúspěchu a jak to dnes můžeme udělat jinak?“ nebo naopak, co vedlo k úspěchu a jak to reprodukovat.

Firmy, které dokáží transformovat svou paměť v aktivní nástroj, jsou ty, které se nejlépe přizpůsobují změnám v dnešním rychle se měnícím konkurenčním trhu. Příkladem může být:

• Startupy, které se učí z chyb rychleji než tradiční korporace.
• Firmy, které dokáží přehodnotit své strategie na základě změn v prostředí a nedrží se jich rigidně, jen aby se jich držely.
• Týmy, které si uvědomují, že jejich vnímání minulosti je jen jedním z mnoha možných pohledů, ne absolutní pravdou.

Pozorovatel rozhoduje o tom, jak firma vnímá svou minulost

Minulost neexistuje – banalita? Možná. Podobně jako u jednotlivců je i u firem klíčovým faktorem pozorovatel. To, jak si organizace pamatuje svou minulost, závisí na tom, kdo a jak se na ni dívá. Systemický audit pomáhá firmám odhalit skryté vzorce a umožňuje jim nahlížet na svou paměť ne jako na dogma, ale jako na dynamický nástroj, se kterým lze pracovat. Umožňuje získat to, co běžné přístupy přehlíží: hluboké porozumění fungování organizace a jejím subsystémům – dělá z firmy funkčnější a rychlejší organizaci.

Když firma patří „všem“, ale ve skutečnosti ji řídí dva

Představte si, že jste ředitelem zavedené firmy s půlmiliardovým obratem. Na trhu jste si již vybudovali silnou pozici, projekty máte na dva roky dopředu, zaměstnanci jsou roky loajální. Vy ale sám cítíte, že něco není v pořádku. Máte pocit, že ve své vlastní firmě tak nějak tahá skrytě za nitky ještě něco, nebo někdo.

Důvod? Dva klíčoví top manažeři, kteří drží ve svých rukou víc moci, než si troufáte přiznat.

Jeden z nich, vedoucí klíčových projektů, je “nenahraditelný” – alespoň si to zatím myslíte. Nepředává know-how juniorním kolegům, klíčové procesy si drží pod pokličkou a jakmile někdo začne být příliš kompetentní, přesune ho jinam. Navíc má vlastní investice ve výrobních prostředcích firmy, což mu dává další páku na to, aby si hlídal svou pozici, vyjednával si výhody a hlavně výjimky z pravidel. Formálně vše vypadá dobře – ale reálně? Bez něj by se firma nehnula –  a to on moc dobře ví. Nebo hnula?

Druhý člověk, vrcholová manažerka, žijící s firmou od jejího začátku, hlavní technolog s vlastnickými podíly na firmě a finančním vlivem, je mozkem celého technologického know-how. Je to ona, kdo rozhoduje, jaké technologie se budou kdy a jak používat, které investice dávají smysl a kdo se dostane k důležitým informacím. Vytvořila si prakticky nedotknutelnou pozici (ne ne, vy ste dovolili, že jí byla tato pozice umožněna) – bez ní by firma přišla o zásadní kompetence. A ještě ke všemu spoluvlastní klíčový software, na kterém firma stojí, což jí dává dodatečnou moc stínově spoluřídit celou organizaci a ovlivňovat ji.

A vy? Strachy ze ztráty klíčových lidí vám nedovolují udělat rozhodnutí. A vy? Ředitel firmy, kdo by měl mít poslední slovo? Dává tohle všechno vůbec byznisově smysl?

Jenže realita je jiná. Bojíte se je přitlačit ke zdi, protože víte, že kdyby odešli, firmu by to zásadně ohrozilo. Možná by si založili vlastní společnost. Možná by si vzali klíčové lidi s sebou. Možná by přetáhli zákazníky. A tak děláte kompromisy. Neustále. Ale je to byznisově správně?!

Řešení jak prolomit skrytou mocenskou strukturu a hry

Jak z této situace ven? Odvolat je? To by byla katastrofa. Otevřeně proti nim vystoupit? Zveřejnit to na schůzce top managementu? Možná, ale jak bez jasné strategie? Odpovědí může být Systemický audit, který vám pomůže vidět to, co dnes přehlížíte a třeba jste přehlíželi již dlouhou dobu.

Systemický audit jako klíčový nástroj pro vedoucí pracovníky

Systemický audit také mapuje skryté mocenské vzorce: zjistí, kdo skutečně rozhoduje, jak tato rozhodnutí ovlivňují celý systém, jaké informace kam a kudy proudí a kdo z nich nejvíce těží a kdo tratí.

Odhaluje rizika závislosti: mapuje, jak moc je firma závislá na klíčových lidech a kde jsou slabá místa.

Pomáhá navrhnout strategii postupného přerozdělování moci:  definujeme, jak přirozeně redistribuovat klíčové know-how a rozhodovací pravomoci.

Vytváří systémová pravidla: procesy přenastavuje tak, aby moc nebyla soustředěna jen v rukou několika lidí.

Výsledek? Ředitelé získávají hlubší vhled do rozhodování firmy a fungování jejích subsystémů. Vymaníte se z role rukojmí některých klíčových lidí a opadnou strachy činit některá nepopulární rozhodnutí pro pár jedinců. A hlavně – vaše firma nebude stát na několika malo pilířích, které se mohou kdykoli zbortit.

Výstupem Systemického auditu je jasnější strategie, jak firmu znovu dostat na užitečnější cestu, kterou tentokrát nepustíte.

Chcete-li se dozvědět více o tom, jak může Systemický audit pomoci právě vaší firmě překonat nevědomé bariéry minulosti a optimalizovat fungování jejich subsystémů pro budoucnost, přijďte si o tom promluvit. Systemický audit se zabývá chování systému v tom nejširším slova smyslu – v té nejvyšší komplexitě – a na to nemusíte být sami.

Zdroje

The fith discipline: The art and practice of the learning organization, Peter M. Senge, Cornerstone

Organisation und Entscheidung, Niklas Luhmann, 3 Auflage, VS Verlag für Sozialwissenschaften

Soziale Systeme: Grundriß einer allgemeinen Theorie, Niklas Luhmann, Suhrkamp Verlag

Systemtheorie der Gesellschaft, Niklas Luhmann, Suhrkamp Verlag

Einführung in die Systemtheorie, Niklas Luhmann

Luhmann leicht gemacht: Eine Einführung in die Systemtheorie, Margot Berghaus, Böhlau